Einen Arbeitsrhythmus entwickeln

Viel zu hoch ist die Abhängigkeit davon, welche Aufgaben Führungskräfte und Teammitglieder, Kunden und Kollegen ihnen zur Bearbeitung geben. Jeder noch so gute Tagesplan kann mit plötzlich auftretenden Sonderprojekten torpediert werden. Wie also findet man zu einem Arbeitsrhythmus, wenn es keinen festen Arbeitsrhythmus gibt?

Zunächst sollten Sie auf Ihre innere Stimme hören. Ein gewisser Rhythmus ist nötig für Ihre Produktivität, dennoch sollte genug Raum für Improvisation und spontane Aufgaben vorhanden sein. Er ist wie ein roter Faden durch den Tag. Überlegen Sie also, wie ihre persönliche Formkurve aussieht:

• Wann haben Sie Tiefpunkte, beispielsweise nach der Mittagspause?
• Wann laufen Sie zur Hochform auf?
• Sind Sie eher ein Morgen- oder Abendmensch?
• Zu welchen Zeiten können Sie sich am besten konzentrieren?
• Wann und wie oft benötigen Sie Pausen?

Versuchen Sie, diese Formkurve mit Ihren Zielen in Einklang zu bringen. Setzen Sie sich hierfür nicht zu viele Ziele, sondern fokussieren Sie ein einziges, aber großes Ziel pro Monat. Dies bedeutet selbstverständlich nicht, dass Sie alle kleineren Ziele außer Acht lassen sollen. Es ist jedoch sehr viel wahrscheinlicher, dieses eine große Ziel zu erreichen, als mehrere davon.

Planen Sie nicht nur täglich Ihren Arbeitstag, sondern auch wöchentliche oder monatliche Termine und Aufgaben. Sollten Sie auf Reisen gehen, verzichten Sie darauf, mehr als eine Reise pro Monat einzuplanen. Erfahrungsgemäß trägt zu viel Reisen dazu bei, dass der natürliche innere Rhythmus Schaden nimmt.

Nehmen Sie sich außerdem Zeit nach Seminaren oder Konferenzen, um das Gelernte und die neuen Informationen sinnvoll aufzubereiten, damit Ihnen nichts verloren gehen kann. Auch sollten Sie den letzten Tag vor und den ersten Tag nach einem Urlaub frei von Terminen halten. So sichern Sie sich selbst ausreichend Zeit, um vor dem Urlaub wichtige Dinge abzuarbeiten und zu übergeben. Nach dem Urlaub haben Sie dann genügend Zeit, um wieder anzukommen. Ausnahmen, also Abweichungen von Ihrem Rhythmus, sollten nicht zur Regel werden.

Wie könnte so eine Woche nach dem eigenen Rhythmus aussehen? Hier ein Beispiel:

• Montagmorgen für Wochenplanung freihalten.
• Mittwochnachmittag für terminfreie Zeit einplanen, um fokussiert an einer größeren Aufgabe zu arbeiten, bei der Störungen unerwünscht sind, um eine bessere Arbeitsqualität zu erreichen.
  Tipp: Sprechen Sie mit Ihrer Führungskraft, damit jemand anderes Ihr Telefon übernimmt und auch weitere Störungen vermieden werden.
  So feiern Sie Halbzeit und haben das Gefühl, schon etwas Größeres geschafft zu haben.
• Nutzen Sie den Freitagnachmittag, um vor dem Wochenende noch einige kleinere Aufgaben zu erledigen, für die Sie nicht mehr allzu viel Konzentration benötigen, die Sie aber nicht gern mit in die nächste Woche nehmen wollen. So arbeiten Sie noch einige Dinge ab und gehen zufriedener ins Wochenende.
• Vergessen Sie nicht, sich nach getaner Arbeit zu erholen. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Akkus wieder aufzuladen und belohnen Sie sich für Ihre Erfolge – und mögen sie noch so klein sein.

Praxistipp: Viele dieser Hinweise können Sie wunderbar zur Entlastung Ihrer Führungskraft nutzen, nicht nur für sich persönlich. Sprechen Sie darüber, auf wie viel Zeit pro Tag nur Meetings fallen dürfen oder wann eine Mittagspause als fester Termin im Kalender eingetragen werden soll.

Viel Spaß bei der Suche nach Ihrem persönlichen Rhythmus wünscht Ihnen

Ihre Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.