ELStAM - Die wichtigsten Fragen - Teil III

Um die wichtigsten Fragen zu klären, erhalten Sie in unserer ELStAM-Serie einen Überblick über sämtliche häufig gestellte Fragen; diese Woche zum ELStAM-Abruf:

Wen kann der Arbeitgeber kontaktieren, falls der ELStAM-Abruf nicht richtig funktioniert oder Fragen zum Datensatz bestehen?

Ansprechpartner für alle inhaltlichen Fragen ist das zuständige Finanzamt. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte zunächst an Ihren Softwarehersteller/Dienstleister. Bei Fragen zum ElsterOnline-Portal oder zu ElsterFormular steht Ihnen die ELSTER-Hotline unter der kostenfreien Telefonnummer 0800 52 35 099 zur Verfügung.

Wie lange und wie oft kann der Arbeitgeber die Änderungslisten abrufen?

Der Abruf ist jederzeit möglich. Die Änderungslisten werden bis zum 28.2. des Folgejahres vorgehalten. Pro Monat wird eine Änderungsdatei je Arbeitgeber bereitgestellt. Dabei kann es auch vorkommen, dass leere Listen erzeugt werden, zum Beispiel bei Verlängerung der Gültigkeit eines Freibetrages in gleicher Höhe. Diese Listen sind numerisch nach dem jeweiligen Monat (01 – 12) gekennzeichnet.

Ab wann kann ein Arbeitgeber die ELStAM des Arbeitnehmers abrufen?

Der Abruf ist frühestens ab dem Tag des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses möglich. Ein früherer Abruf ist unzulässig und wird mit dem Verfahrenshinweis „Keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn“ zurückgewiesen. Es ist ebenfalls zu beachten, dass bei einem Arbeitnehmer, der gegebenenfalls zuvor im Ausland gelebt hat, eine Anmeldung nicht vor dem Beginn der Meldepflicht erfolgen darf.

Die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte hat sich geändert. Hat dies Auswirkungen auf die ELStAM?

Die Änderung der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers wird automatisch in der Berechtigungsverwaltung nachvollzogen. Sie müssen Ihre Arbeitnehmer nicht erneut anmelden. Dies gilt aber nicht, wenn Sie das Bundesland gewechselt haben. In diesen Fällen ist eine Abmeldung unter der alten und eine erneute Anmeldung unter der neuen Steuernummer erforderlich.

Die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte hat sich geändert. Was passiert, wenn ich die bisherige Steuernummer weiterhin verwende?

Die Änderung der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers wird automatisch in der Berechtigungsverwaltung nachvollzogen. Die Finanzverwaltung empfiehlt, unmittelbar die neue Steuernummer im Lohn- und Gehaltsprogramm zu speichern. Dies gilt aber nicht, wenn Sie das Bundesland gewechselt haben. In diesen Fällen ist eine Abmeldung Ihrer Arbeitnehmer unter der alten und eine erneute Anmeldung unter der neuen Steuernummer erforderlich.

Der Arbeitgeber möchte einen anderen Steuerberater/Datenübermittler mit der Lohnabrechnung beauftragen. Hat dies Auswirkungen auf die ELStAM?

Ein Wechsel des Steuerberaters/Datenübermittlers hat keine Auswirkungen auf die ELStAM der Arbeitnehmer. Beim Wechsel selbst, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der neue Datenübermittler hat die Möglichkeit der Ummeldung. Diese erfolgt dadurch, dass für alle Arbeitnehmer des betroffenen Arbeitgebers der Termin, zu dem umgemeldet werden soll, identisch ist. Der neue Datenübermittler erhält eine Ummeldebestätigungsliste. Der alte Datenübermittler erhält mit der nächsten Monatsliste den Hinweis, dass er nicht mehr abrufberechtigt ist.
2. Der alte Steuerberater/Datenübermittler meldet die Arbeitnehmer ab und der neue Datenübermittler meldet die Arbeitsverhältnisse neu an. Dabei erhält der alte Datenübermittler eine Abmeldebestätigungsliste, der neue eine Anmeldebestätigungsliste.

Der Arbeitgeber wechselt den Steuerberater/Datenübermittler. Ab wann bekommt der neue Steuerberater/Datenübermittler die ELStAM zur Verfügung gestellt?

Der neue Steuerberater/Datenübermittler erhält erstmalig ab dem Zeitpunkt der Ummeldung eine Ummeldebestätigungsliste mit den aktuellen ELStAM der betroffenen Arbeitnehmer Als Referenzdatum kann nur einen Wert zwischen dem 01. des aktuellen Monats und dem 01. des Folgemonats bezogen auf den Tag der Ummeldung angeben werden.

Die Lohnzahlung erfolgt nachschüssig (Ende des Monats). Sind die Änderungen der ELStAM des letzten Monats schon in der aktuellen Änderungsliste enthalten?

Grundsätzlich sind die Änderungen dort enthalten. Dabei ist aber die Gültigkeit der ELStAM in der Änderungsliste maßgebend. Hierzu zwei Beispiele:

• Der Arbeitnehmer beantragt im Februar einen Freibetrag. Dieser gilt ab dem 01. des Folgemonats März. In der nächsten Änderungsliste des Arbeitgebers (Anfang März) sind die geänderten ELStAM mit Gültigkeit 01. März bereits enthalten. Somit kann der Arbeitgeber mit der Abrechnung März den Freibetrag berücksichtigen. Gleiches gilt für einen Steuerklassenwechsel bei Ehegatten, der immer erst ab dem Folgemonat wirksam ist.
• Der Arbeitnehmer beantragt im Februar im Rechtsbehelfsverfahren die Berücksichtigung eines Freibetrages ab März. Über diesen Antrag wird im Juli positiv entschieden. In diesem Fall beinhaltet die nächste Änderungsliste (Anfang August) den Freibetrag mit Wirksamkeit 01. März. Da hier die Wirksamkeit in die Vergangenheit reicht, kann der Arbeitgeber den vorgenommenen Lohnsteuerabzug für die betroffenen Vormonate – wie bisher – ändern.

Die Lohnzahlung erfolgt vorschüssig (Anfang des laufenden Monats). Sind die Änderungen der ELStAM des letzten Monats schon in der aktuellen Änderungsliste enthalten?

Nein, die Änderungen können bei vorschüssiger Zahlung nicht berücksichtigt werden. Dem Arbeitgeber liegen die aktuellen Änderungen der ELStAM für den betroffenen Monat (zum Beispiel für Februar, gültig ab 01. März) bei Lohnzahlung (Anfang Februar für den Monat Februar) noch nicht vor. Liegen geänderte ELStAM in der nächsten Änderungsliste mit Wirkung für den vorschüssig abgerechneten Monat vor, kann eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs erfolgen.

Wie bekomme ich als Arbeitgeber eine Abrufberechtigung für die ELStAM-Datenbank?

Um die ELStAM abrufen zu können, benötigt der Arbeitgeber eine Registrierung im ElsterOnline-Portal. Mit der Registrierung erhält der Arbeitgeber ein Zertifikat. Zu unterscheiden ist zwischen einem persönlichen Zertifikat (Privatpersonen) und einem Organisationszertifikat (Unternehmen). Grundsätzlich wird für Arbeitgeber die Nutzung eines Organisationszertifikats empfohlen. Nach der Registrierung kann das Zertifikat auch mit anderen Softwareprodukten genutzt werden.

Was ist ein Organisationszertifikat?

Das Organisationszertifikat wird unternehmensbezogen ausgestellt und ermöglicht insbesondere größeren Arbeitgebern für organisatorische Zwecke mehrere Zertifikate (zurzeit maximal 20 Zertifikate) unter einer Steuernummer zu beantragen. Für die Nutzung von ELStAM ist ein Organisationszertifikat mit der aktuellen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte zu erzeugen. Alle Zertifikate, die entsprechend ausgestellt worden sind, berechtigen zum Abruf der ELStAM und der Änderungslisten. Wurde ein Organisationszertifikat vor dem 01.04.2012 mit einer inzwischen nicht mehr gültigen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte erzeugt, ist für die Nutzung von ELStAM zwingend ein neues Zertifikat zu erstellen.

Der Arbeitgeber hat seine Arbeitnehmer erfolgreich angemeldet, der Abruf von Änderungslisten scheitert jedoch aus technischen Gründen – was ist zu beachten?

Nach einer erfolgreichen Anmeldung der Arbeitnehmer hat der Arbeitgeber grundsätzlich die in den §§ 38 ff EStG enthaltenden Regelungen anzuwenden. Die für den Arbeitnehmer vorliegende Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung sind nicht mehr zu beachten. Der Arbeitgeber kann im Rahmen des § 39c EStG die ihm bekannten ELStAM bis zu drei Kalendermonate weiter verwenden. Soweit auch nach Ablauf der drei Monate der Abruf der ELStAM scheitert und Arbeitnehmer bis dahin keine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat, ist der Steuerabzug auch für vorherige Monate nach Steuerklasse 6 vorzunehmen. Scheitert der erstmalige Abruf der ELStAM während des Einführungszeitraums aufgrund technischer Probleme, kann der Arbeitgeber bis zum vorletzten Lohnzahlungszeitraum des Einführungszeitraums weiterhin das Papierverfahren und die Regelungen des § 52b EStG anwenden.

Der Arbeitgeber hat seine Arbeitnehmer erfolgreich angemeldet, der Abruf von Änderungslisten wird mit dem Hinweis „keine Abrufberechtigung“ zurückgewiesen – was ist zu beachten?

Liegt dem Arbeitgeber eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug für das Kalenderjahr 2013 vor, kann er unterstellen, dass durch das Finanzamt aus technischen Gründen eine Übermittlungssperre der ELStAM gesetzt wurde. In diesen Fällen muss er bis zur Bereitstellung neuer Änderungslisten für diesen Arbeitnehmer die ELStAM der vorliegenden Besonderen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug verwenden. Liegt dem Arbeitgeber keine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, ist durch den Arbeitnehmer der Grund für die fehlende Abrufberechtigung zu klären. Der Arbeitgeber kann im Rahmen des § 39c EStG die ihm bekannten ELStAM bis zu drei Kalendermonate weiter verwenden. Soweit bis dahin keine Klärung erfolgt ist und der Arbeitnehmer keine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat, ist der Steuerabzug auch für vorherige Monate nach Steuerklasse 6 vorzunehmen.

Ab wann kann ich als Arbeitgeber Änderungslisten abrufen?

Die erste Änderungsliste können sie als Arbeitgeber im auf den Monat der Anmeldung folgenden Monat abrufen. Beispiel: Sie melden ihre Arbeitnehmer im November 2012 an. Dann wird ihnen die erste Änderungsliste Anfang Dezember 2012 zum Abruf bereitgestellt.