Leistungsdruck? – So steigern Sie Ihr Arbeitstempo effektiv

Die Arbeit in der Assistenz ist abwechslungsreich: Immer häufiger werden Aufgaben, die bisher Chefsache waren, an die Assistenz übergeben. Die Verantwortung wächst und häufig auch der Druck, in der gleichen Arbeitszeit mehr Aufgaben zu erledigen. Nicht immer können Aufgaben abgegeben oder delegiert werden. Das Arbeitstempo muss also gesteigert werden.

Wichtigster Punkt: Setzen Sie Prioritäten! Unwichtigere Dinge erübrigen sich oft nach einigen Tagen von allein. Außerdem geraten Sie durch das Setzen von Prioritäten nicht so rasch unter Druck.

Außerdem sollten Sie Ihren Arbeitsplatz immer im Griff haben, um Ihr Arbeitstempo zu optimieren. „Ordnung ist das halbe Leben!“, heißt es immer, denn wer Ordnung hält, spart sich das Suchen. Da ein ordentlicher Schreibtisch zudem Kompetenz und Professionalität ausstrahlt, sollten Sie stets auf Ordnung achten. Das heißt nicht unbedingt, dass es in Ihrem Büro aussieht wie in einem Museum. Jeder Mensch ist ein anderer Ordnungstyp und sollte entsprechend diesen Neigungen und Vorlieben Ordnung halten. Wichtig ist, dass Sie Ihre Zeit nicht mit unnötigem Suchen vergeuden.

Überprüfen Sie, ob Ihre bisherigen Arbeitstechniken wirklich ausreichen, um dem Leistungsdruck Herr (oder Frau) zu werden. Vielleicht finden Sie Möglichkeiten, sich noch zu verbessern und so wichtige Minuten oder gar Stunden zu sparen.

Denken Sie beispielsweise daran, wie viel Sie täglich bei Ihrer Arbeit lesen. Die Informationsflut wächst: E-Mails, Briefe, Memos, Protokolle … Da bei Ihnen als Assistenz die Fäden zusammenlaufen, darf Ihnen nichts entgehen. Doch wenn Sie ein langsamer Lesetyp sind, kostet das wertvolle Zeit. Es gibt mittlerweile Bücher, die Ihnen schnell und einfach helfen, Ihr Lesetempo und gleichzeitig das Textverständnis zu erhöhen. Es macht Spaß und lohnt sich.

Kaizen hilft ebenfalls, Ihr Arbeitstempo zu steigern, denn beim Kaizen überprüfen Sie alle Ihre Arbeitsabläufe und decken auf, wo Ressourcen – wie Zeit – vergeudet werden. Ändern Sie diese Abläufe, so sparen Sie schnell Zeit ein, die Sie für neue Aufgaben benötigen.

Führen Sie beispielsweise Checklisten ein, nach denen Sie immer wiederkehrende Aufgaben erledigen. Legen Sie sich für Ihre Korrespondenz einen kleinen Vorrat an Vorlagen an, auf die Sie zurückgreifen können. Das spart viel Zeit, da Sie das Rad nicht bei jedem Brief und jeder E-Mail wieder neu erfinden müssen. Fassen Sie Aufgaben in Blöcke zusammen, die zusammengehören. Buchen Sie zum Beispiel eine Reise für Ihren Chef und rufen in Ihrem Reisebüro an, dann buchen Sie das Hotel und den Flug zusammen, anstatt zwei getrennte Anrufe zu tätigen.

Auch Outlook bietet viele Möglichkeiten, Ihnen Zeit zu sparen. Nutzen Sie sie! Lassen Sie sich an To Dos und Termine erinnern, nutzen Sie die automatische Ablagefunktion, legen Sie Verteilergruppen an, wenn Sie regelmäßig E-Mails an bestimmte Gruppen von Kollegen oder Kunden schicken usw.

Zum Schluss noch ein Tipp für den Extremfall: Manchmal ist die geforderte Arbeitsmenge zu hoch, als dass sie in einer bestimmten Zeit geschafft werden könnte. Überlegen Sie dann, welche Aufgaben Sie doch delegieren können und / oder sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten.

Viel Erfolg dabei wünscht Ihnen

Ihre Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Aktuell arbeitet Rebecca Prelle als Administrative Assistant in einem Tochterunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg in der Stadtentwicklung.