Prioritäten setzen mit der ABCD-Methode

Prioritäten setzen ist im turbulenten Assistenzalltag immens wichtig, um den Überblick zu wahren, Termine einzuhalten und der Führungskraft und dem Team optimal den Rücken freizuhalten. Doch besonders Berufseinsteigern oder denjenigen, die gerade eine neue Stelle angetreten haben, fällt genau das oft schwer.

Anfangs heißt es nachfragen, um zu verstehen, was wichtiger ist als Anderes. Die ABCD-Methode hilft Ihnen dabei: Sie kategorisieren mit dieser Methode alle Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Die Aufgaben, die sehr dringend und wichtig sind, also am gleichen Tag erledigt werden müssen, weil sonst eine Katastrophe passiert, fallen unter Priorität A. Hierzu gehören beispielsweise drohende rechtliche Konsequenzen oder dass Ihre Führungskraft einen wichtigen Termin verpassen könnte. Alle Aufgaben, die noch einen Tag warten können, fallen unter Priorität B.

Das, was unwichtig und nicht dringend ist, gehört zur Priorität D. Hierzu zählen auch Werbeflyer, die Sie in der Post finden. Mit diesen Dingen sollten Sie Ihre wertvolle Zeit wirklich nicht vergeuden. Priorität D bedeutet also gleichzeitig Papierkorb. So sorgen Sie beim Priorisieren gleichzeitig dafür, dass sich an Ihrem Arbeitsplatz keine überflüssigen Unterlagen ansammeln. Alle noch nicht erwähnten Aufgaben fallen unter Priorität C.

Am besten ordnen Sie Ihre Prioritäten in Mappen bzw. farblich, um auch Outlookaufgaben entsprechend zu kennzeichnen. Jeden Abend, bevor Sie nach Hause gehen, ordnen Sie Ihre Prioritäten für den kommenden Tag neu. So wissen Sie, welches Pensum Sie am nächsten Tag erwartet, und sind bestens vorbereitet. Neue Aufgaben ordnen Sie jeweils hinzu.

Übrigens: Auch die ABCD-Methode schließt es nicht aus, Aufgaben an andere abzugeben. Da Sie Ihr Pensum – gut sortiert nach Prioritäten – gut im Blick haben, wissen Sie am besten, welche Aufgaben dafür geeignet sind.

Beim Einführen und Ausprobieren Ihres neuen Priorisierungssystems wünsche ich Ihnen viel Spaß und Erfolg!

Ihre Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Aktuell arbeitet Rebecca Prelle als Administrative Assistant in einem Tochterunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg in der Stadtentwicklung.