10.07.2018 — Brigitte Graf. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
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Lebhafte Sitzungen sind eine Herausforderung für den Protokollführer. Ist dabei allerdings die Atmosphäre positiv, kommt man besser damit zurecht. Sitzungen, in welchen sich Streitigkeiten entwickeln, können hingegen schwierig werden. Emotionen beeinflussen die Art der Beiträge und lassen sehr schnell die Stimmung eskalieren …
Wie gehen Protokollanten und Protokollantinnen damit um? In den regelmäßigen Betriebsratssitzungen haben Sie den Vorteil, dass es im Grunde immer wieder der gleiche Personenkreis ist. Der Betriebsratsvorsitzende, die Betriebsratsmitglieder und ggf.
Sie kennen die Menschen und können sich vor der Sitzung mit dem Wissen, wer teilnimmt, schon ein wenig darauf einstellen, welche Charaktere zusammentreffen. Außerdem ist es ratsam, sich mit dem Betriebsratsvorsitzenden gut abzustimmen. D. h., Sie sind grundsätzlich nicht nur der stille Mitschreiber, sondern auch gleichzeitig die Assistenz der Sitzungsleitung. Wenn Sie sich gegenseitig unterstützen, können Sie die Protokollführung als eine wesentlich entspanntere Aufgabe sehen.
Gegenseitige Unterstützung bedeutet:
Kommunizieren Sie mit dem Betriebsratsvorsitzenden regelmäßig über die Form der Zusammenarbeit, sodass alle in der Sitzung von Ihrer gegenseitigen Unterstützung profitieren können.
Gibt es schwierige Meetings, an denen Arbeitgeber und/oder Anwälte teilnehmen, um eine kontroverse Situation zu diskutieren, entwickelt sich die Spannung möglicherweise noch extremer, weil man im Vorfeld schon weiß, dass es heftig zugehen kann. In solchen Situationen ist die gegenseitige Unterstützung zwischen Betriebsratsvorsitzendem und Protokollant besonders wichtig. Sprechen Sie sich ab, damit Sie das Gefühl haben können, Sie protokollieren mit gestärktem Rücken seitens der Sitzungsleitung.
Sind Sie nicht nur als Protokollant dabei, sondern Betriebsratsmitglied, das genauso seine Beiträge zu den Themen leistet, achten Sie deutlich auf die Neutralität in Ihrem Protokolltext. Achten Sie auf die Sachlichkeit und grenzen Sie sich mit Ihren persönlichen Gefühlen ab.
Erwähnen Sie nicht wortgetreu unschöne Äußerungen, sondern machen Sie deutlich, dass kontrovers diskutiert wird und stellen sachlich Argumente und Gegenargumente gegenüber.
Sollten sich rechtliche Auseinandersetzungen ergeben und Ihr Protokoll vor Gericht zum Einsatz kommen, sind die korrekte Form und Sachlichkeit von großer Bedeutung. Ein mit Emotionen geladenes Protokoll hat weniger Glaubwürdigkeit als konkrete sachliche Ausführungen.
Hinweis:
An dieser Stelle sei nochmals daran erinnert, Beschlüsse auf einem gesonderten Formular mit korrekten Angaben zum Abstimmungsverhältnis aufzuführen, wenn diese bei Gericht vorgelegt werden müssen. Dadurch wird nicht zusätzlich aufgedeckt, welche Diskussionen außer den maßgeblichen Beschlüssen geführt wurden.
Angesichts des Umstandes, dass in Gerichtsverfahren Betriebsräte immer wieder detailliert darlegen müssen, ob sie alle Formalien eingehalten haben, bietet es sich schließlich an, die Umstände einer Sitzung regelmäßig zu notieren:
Die Autorin:
Sie ist als Referentin und Coach in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Sie ist nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung auch zertifizierte Trainerin nach dem European communication certificate® und bereits seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Zielgruppen wie Sekretärinnen oder Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Die Kombination von kaufmännischem Wissen, Know-how im Office-Bereich und den Themen zur Persönlichkeitsbildung bietet ihren Seminaren die Möglichkeit, auch trockenen Stoff lebhaft und interessant darzustellen.
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