Schluss mit Keks- und Zeitfressern

Drei Elemente

Meist liegt das Hauptaugenmerk eines Meetings ausschließlich auf der Durchführung. Doch eine gelungene Besprechung besteht aus drei Teilen, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Dabei sind besonders folgende Aspekte wichtig:

• Zweck der Besprechung definieren: Viele Besprechungen haben kein klar definiertes Ziel. Dazu zählen zum Beispiel wöchentliche Teambesprechungen oder generelle Berichte zum Fortschritt eines Projekts. Optimale Meetings beziehen sich auf konkrete Aktionen, die mit klaren Zielen oder gewünschten Ergebnissen verbunden sind.
• Teilnehmerzahl begrenzen: Allgemein gilt, dass mit steigender Teilnehmerzahl das Risiko ergebnisloser Gespräche steigt. Deshalb sollte vorher gut abgewogen werden, welche Mitarbeiter tatsächlich anwesend sein müssen.
• Die Agenda ist nicht nur Formsache: Sie sollte den Mitarbeitern rechtzeitig bereitgestellt werden, damit sie während der Besprechung darauf eingehen können. Alle Teilnehmer müssen genau wissen, welche Gesprächspunkte Vorbereitung benötigen.

Die richtige Umgebung

Konzentration und Aufmerksamkeit hängen nicht zuletzt von den Räumlichkeiten ab, in denen ein Meeting stattfindet. Stickige Umgebungen führen zu Müdigkeit bei den Teilnehmern. Fensterflächen können leicht spiegeln, erschweren die Sicht auf Präsentationsflächen und verursachen dadurch Kopfschmerzen. Und nicht selten platzen Kollegen in einen Meeting-Raum, weil sie nicht wissen, dass er belegt ist.

Diese Faktoren verringern die Produktivität und Leistungsfähigkeit aller Teilnehmer nachhaltig.

Ein weiterer nicht zu verachtender Aspekt ist der „erste Eindruck“. Es wirkt sich eher negativ auf Meeting-Teilnehmer aus, wenn eine Besprechung in einem ungenutzten Büro oder in einem Café stattfindet. Ganz etwas anderes ist es, wenn man hierfür einen Raum mit der richtigen Größe zur Verfügung hat, der sich in ebenso erstklassiger wie praktischer Lage befindet und über eine professionelle Ausstattung verfügt.

Falls das eigene Büro nicht die nötige Einrichtung oder Größe bietet, lassen sich Konferenzräume heute problemlos auf Tages-, Halbtages- oder Stundenbasis mieten. Bei der Auswahl gilt es zu bedenken:

• Welchen Raumtyp und welche Größe erfordert die Besprechung: Sitzungssaal, U-Form oder Seminarraum?
• Wie müssen Sitzgelegenheiten angeordnet sein?
• Werden Getränke oder Essen für die Teilnehmer benötigt?
• Vorteilhaft ist es auch, die Bedürfnisse der Meeting-Teilnehmer zu berücksichtigen: Brauchen sie Flipchart, Whiteboard, Drucker oder Kopierer?
• Ist es eventuell sogar erwünscht, Kollegen virtuell an dem Meeting teilhaben zu lassen? Für diese Fälle sind heute viele Meeting-Räume mit Videokonferenzsystemen ausgestattet.

Das Regus-Netzwerk bietet weltweit die nötigen Räumlichkeiten und Services, um eine angenehme Atmosphäre für erfolgreiche Meetings zu schaffen. Berufstätige finden so einen ansprechenden Rahmen, in dem Besprechungen produktiv ablaufen können. Über ein spezielles Buchungs-Tool erhalten sie zudem einen schnellen Überblick, welche Meeting-Räume im gewünschten Zeitraum verfügbar sind.

„Eine besondere Sorgfalt ist bei Meetings mit potenziellen Neukunden angebracht“, sagt Michael Barth, Geschäftsführer von Regus Deutschland. „Denn das Engagement, mit dem eine Besprechung vorbereitet wird, spiegelt den Einsatz bei einer Zusammenarbeit wider. So sind Vorbereitungen wie Sitzgelegenheiten, Verpflegung und Raumauswahl keine Nebensache, sondern können über den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Firmen sollten diese Aspekte nicht ignorieren, sonst gefährden sie das positive Ergebnis eines Kundenmeetings, noch ehe es begonnen hat.“