So vermeiden Sie Missgeschicke beim Dokumentenversand

Vor der Freigabe eines Word-Dokuments sollten Sie es vorher auf Informationen prüfen, die im Dokument selbst oder in den Dokumenteigenschaften (Metadaten) gespeichert sein können, um dem Empfänger nicht unfreiwillig Details über Ihr Unternehmen oder über das Dokument selbst preiszugeben, die Sie nicht öffentlich bekannt machen möchten. Deshalb sollten Sie diese Informationen vor dem Versand oder der internen Freigabe entfernen.

1. Öffnen Sie dazu das Word-Dokument, das Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten. Nun erstellen Sie am besten eine Kopie des Dokuments − denn es ist nicht immer möglich, die von der Dokumentprüfung entfernten Daten wiederherzustellen.

2. Klicken Sie dann auf Start > Vorbereiten > Dokument prüfen:

3. Es erscheint der Dokumenteninspektor, der Ihnen einige Möglichkeiten bietet, wonach Sie suchen können, wählen Sie dort gegebenenfalls aus und klicken Sie auf Prüfen.

Folgende Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen könnte Ihr Word-Dokument enthalten:

• Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Versionen und Freihandanmerkungen
  Vor allem in der Zusammenarbeit mit anderen KollegInnen ist die Funktion Änderungen nachverfolgen sehr praktisch. Allerdings soll der Empfänger des Dokuments den Arbeitsprozess ja nicht nachvollziehen können, sondern nur das Ergebnis betrachten. Deshalb ist es wichtig, dass Sie diese Daten (Namen der Personen, die an Ihrem Dokument gearbeitet haben, Kommentare sowie die vorgenommenen Änderungen) vor dem Versand entfernen.
• Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen
  Diese Dokumenteigenschaften, auch Metadaten genannt, sind z. B. Autor, Betreff und Titel. Auch Informationen, die von Word automatisch hinzugefügt werden, wie der Name der Person, die ein Dokument zuletzt gespeichert hat, oder das Erstell-Datum des Dokuments gehören hierzu.
• Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen
  Eventuell haben Sie Kopf- und Fußzeilen oder ein Wasserzeichen hinzugefügt, was der Empfänger nicht sehen können soll?
• Ausgeblendeter Text
  In Word ist auch die Formatierung als ausgeblendeter Text möglich. Um sicherzugehen, dass Ihr Dokument keinen solchen enthält, können Sie es mit der Dokumentprüfung auch danach durchsuchen.
• Dokumentservereigenschaften
  Wenn Ihr Dokument an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert wurde, können weitere Dokumenteigenschaften darauf hinweisen.
• Benutzerdefinierte XML-Daten
  XML-Daten (Extensible Markup Language − engl. für „erweiterbare Auszeichnungssprache“), können ohne sichtbar zu sein in Dokumenten enthalten sein.

4. Jetzt wird ihnen das Ergebnis der Suche gezeigt:

5. Bei unserem Dokument hier wurden nur Dokumenteigenschaften gefunden, die wir mit Klick auf Alle entfernen tilgen.

Wichtig: Wenn Sie ausgeblendeten Inhalt aus Ihrem Dokument entfernen, können Sie diesen eventuell nicht durch Klicken auf Rückgängig wiederherstellen. Deshalb empfiehlt es sich wie gesagt, vorher eine Kopie des Dokuments zu erstellen.

6. Fertig! Schon ist Ihr Dokument bereit, versendet zu werden und der Empfänger wird nur das zu sehen bekommen, was er sehen soll.

Bei MS-Word 2010 funktioniert das Ganze analog:
Klicken Sie zuerst auf Datei, dann wählen Sie Informationen > Freigabe vorbereiten > Auf Probleme überprüfen.

Anschließend stehen Ihnen die selben Möglichkeiten zur Verfügung wie in MS-Word 2007.

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