Stille Post, bei Hausverwaltungen unerwünscht

Bei dem Spiel Stille Post werden Informationen über mehrere Stationen weitergeleitet und kommen dann am Ende verfälscht oder gar nicht an. Was als Kinderspiel ein großer Spaß ist, führt im täglichen Büroalltag einer Hausverwaltung schnell zur Unzufriedenheit bei Mietern und Eigentümern.

In der Regel meldet der Mieter einen Schaden bei der Hausverwaltung per Telefon. Die Sekretärin schreibt die Meldung auf einen Zettel und reicht diesen an den zuständigen Sachbearbeiter weiter. Dieser beauftragt eine Firma, die ihrerseits einen Arbeitsauftrag für ihren Mitarbeiter erstellt. Damit sind genug Stationen durchlaufen, um die anfängliche Information des Mieters so abzuwandeln, dass anstelle der klemmenden Tür der Wasserhahn in einer anderen Wohnung repariert wird.

Genau hier setzt der Hausmanager professionell an. Mit Einsatz der Software wird ein durchgängiger Datenfluss von der Erfassung eines Mangels über die Beauftragung des Handwerkers bis zur Abstellung geschaffen. Zu jedem Zeitpunkt kann nachverfolgt werden, wer welchen Schaden gemeldet hat, wer wen beauftragt hat, zu wann die Abarbeitung vorgesehen ist und wann die Mängel tatsächlich behoben wurden.

Meldet der Mieter einen Schaden, wird ein Formular auf dem PC des Verwalters geöffnet und die Schadensmeldung bereits während des Telefonats im System erfasst. Zur Schadenserfassung, auch außerhalb der Bürozeiten, steht für den Mieter zusätzlich ein Online-Formular zur Verfügung, das in die WEB-Site des Hausverwalters integriert werden kann. Die erfassten Schadensmeldungen werden mit dem Hausmanager professionell zu Arbeitsaufträgen für Hausmeister oder externe Firmen verarbeiten, und an diese per Fax, Email oder SMS versandt.

Und damit garantiert keine Bearbeitung zu lange dauert, zeigt eine Übersicht an, in welchen Wohnungen Mängel nicht erledigt sind. Je nach Bearbeitungsdauer werden die überfälligen Aufgaben farblich markiert. Spätestens wenn eine Aufgabe von Gelb auf Rot springt sollte der Hausverwalter schnell reagieren, damit nicht noch ein Mieter oder Eigentümer rot sieht. Die Software Hausmanager Professionell kann im eigenen Firmennetzwerk installiert oder als WEB-Service via Internet genutzt werden. Zu den gängigsten Hausverwaltungsprogrammen bestehen Schnittstellen für den Datenaustausch.