Stress reduzieren durch besseres Zeitmanagement

Wichtig ist zunächst, dass Sie sich zuerst auf die Suche nach den Punkten machen, die bei Ihnen Stress verursachen. Schreiben Sie alles auf und überlegen Sie sich eine Reihenfolge: Welche Punkte sind besonders stressig und mit hohem Leidensdruck verbunden? Hier sollten Sie zuerst ansetzen. Es gibt einige Möglichkeiten, auch kurzfristig mehr Struktur zu schaffen und Stress zu reduzieren.

Schaffen Sie sich Ruhe und Konzentration durch Abschaffung. Lesen Sie keine E-Mails, versuchen Sie, Nebengeräusche abzustellen, wenn möglich auch Ihr Telefon, und arbeiten Sie konzentriert an einer konkreten Aufgabe.

Planen Sie Ihre Arbeit. Im Assistenzbereich ist das eine besonders große Herausforderung, aber es ist nicht unmöglich. Nutzen Sie einen Tagesplan, in dem Sie Ihren Tag beispielsweise in 30-Minuten-Blöcke einteilen und jedem Block eine Aufgabe zuordnen. Denken Sie hierbei an Pufferzeiten. So fassen Sie gleiche Aufgaben zu einem Block zusammen und sparen viel Zeit, weil Sie im Kopf nicht ständig hin- und herschalten müssen.

Arbeiten Sie mit Check- und To-Do-Listen, um nichts zu vergessen und den Überblick zu behalten. So verlieren Sie niemals Ihre Ziele aus den Augen und das Prioritätensetzen fällt Ihnen leichter. Lernen Sie in diesem Zuge auch das Delegieren und Nein-Sagen. Überlegen Sie genau, welche Aufgaben wirklich von Ihnen übernommen werden müssen, welche aber ebenso von jemand anderem erledigt werden können. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Aufgaben und überlegen Sie sich, ob jemand Sie dabei unterstützen kann. Manches ist ganz und gar unnötig und kann at acta gelegt werden.

Viel Erfolg dabei wünscht Ihnen

Ihre
Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.