Vorlagepflicht von Unterlagen im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung

Wenn das Finanzamt eine Lohnsteueraußenprüfung durchführen möchte, um zu überprüfen, ob der Arbeitgeber den an seine Arbeitnehmer gezahlten Arbeitslohn zutreffend der Lohnver­steuerung unterworfen hat, muss der Arbeitgeber im Rahmen seiner Arbeitgeberpflichten diverse Unterlagen vorlegen und Sachverhaltsfragen beantworten.


Elektronischer Datenzugriff

Darüber hinaus muss der Arbeitgeber auf Wunsch des Betriebstättenfinanzamtes den elektronischen Datenzugriff gewähren. Das bedeutet in der Praxis, dass der Arbeitgeber dem Prüfer im Rahmen der Datenträgerüberlassung entweder einen Datenträger mit den steuerlich relevanten Daten aushändigen muss oder einen unmittelbaren Datenzugriff gewähren muss. In diesem Fall kann der Prüfer unmittelbar auf das EDV-System und die damit gespeicherten Daten der Lohn- und Finanzbuchhaltung zugreifen.


Steuerrelevante Daten

Seit jeher gibt es Unstimmigkeiten zwischen der Finanzverwaltung und den Unternehmen, welche Unterlagen im Rahmen einer Prüfung bereitzustellen und welche Auskünfte zu erteilen sind. Grundsätzlich sind die Unternehmen dazu verpflichtet, die steuerlich relevanten Daten zu Prüfungszwecken zur Verfügung zu stellen. Bei einer Lohnsteueraußenprüfung gehören zu den steuerlich relevanten Daten nicht nur die Daten der Lohnbuchhaltung, sondern auch die Daten der Finanzbuchhaltung. Zum Aufgabengebiet des Lohnsteueraußenprüfers gehört nämlich nicht nur zu überprüfen, ob lohnsteuerliche Sachverhalte der Höhe nach zutreffend besteuert wurden. Der Lohnsteueraußenprüfer muss darüber hinaus prüfen, ob alle in der Finanzbuchhaltung gebuchten Geschäftsvorfälle dem Grunde nach lohnsteuerlich zutreffend gewürdigt worden sind. Häufig ergeben sich erst aus der Finanzbuchhaltung, dass bestimmte Geschäftsvorfälle lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen haben, z.B. Sachzuwendungen an Arbeitnehmer. Ob und welche Daten tatsächlich steuerrelevant sind, kann häufig nicht im Voraus erkannt werden, sondern erst nach deren Auswertung.


Urteil FG Münster vom 16.05.08, 6 K 879/07

Mit Urteil vom 16.05.08, 6 K 879/07, hat das Finanzgericht Münster klargestellt, dass das Betriebstättenfinanzamt im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung zweifelsfrei dazu berechtigt ist, im Rahmen des elektronischen Datenzugriffs neben den Daten der Lohnbuchhaltung auch die Daten der Finanzbuchhaltung einzusehen. Mit der Datenträgerüberlassung ist nach Auffassung des Gerichts keine Ausweitung des sachlichen Umfangs der Außenprüfung verbunden. Dieses Verlangen verstößt auch nicht gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Die Datenträgerüberlassung ist nach Überzeugung des Gerichts der geringstmögliche Eingriff und stünde damit in Übereinstimmung mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Der Auffassung des Arbeitgebers, die gesamte Finanzbuchhaltung bräuchte nicht vorgelegt zu werden, weil dort auch Angaben über Forderungen gegenüber Kunden, Rückstellungen und Provisionserträge über Kundengeschäfte enthalten seien, konnte nicht gefolgt werden. Bei der Entscheidung, ob und in welcher Form im Rahmen einer Außenprüfung Unterlagen bzw. Daten angefordert werden, handelt es sich um eine Ermessensentscheidung der Finanzbehörde. Soweit die Buchführungsunterlagen auch Kundendaten und andere Daten enthalten, hat der Arbeitgeber dafür Sorge zu tragen, dass diese Daten getrennt von der Finanzbuchhaltung aufgezeichnet werden; der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass die Finanzbuchhaltung so organisiert ist, dass sie auf steuerrelevante Daten beschränkt bleibt. Darüber hinaus kann der Auffassung des Arbeitgebers nicht gefolgt werden, dass die Lohnsteueraußenprüfung dazu dienen soll, gezielt nach Daten Dritter zu suchen, um bei diesen unbekannte steuerliche Sachverhalte zu ermitteln.

Bitte beachten Sie: Die Strategie, dem Prüfer bestimmte Unterlagen vorenthalten zu wollen, vermittelt zwangsweise den Eindruck, sie hätten etwas zu verbergen. Daher könnte es sein, dass der Prüfer etwas genauer hinsieht. darüber hinaus bestehen diverse Sanktionsmöglichkeiten, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungspflichten im Rahmen einer Prüfung nicht hinreichend nachkommt, z.B. die Festsetzung von Verzögerungsgeld oder Zwangsgeld.

Quelle: Diplom-Finanzwirt (FH) Volker Hartmann, Hamburg