Wie läuft es mit dem Chef?

Auch wenn es in jedem Unternehmen und jedem Sekretariat, mit jedem Chef und in jeder Assistenzposition anders läuft: Bestimmte Dinge lassen sich überall in die Tat umsetzen, um Abläufe zu verbessern, Prozesse zu beschleunigen oder den Informationsfluss zu optimieren.

Setzen Sie sich beispielsweise jeden Tag – am besten gleich morgens zu Arbeitsbeginn – mit Ihrem Chef zusammen? Besprechen Sie den kommenden Tag und alles Wichtige, was damit zusammenhängt? Meine Erfahrung zeigt, dass viele Assistentinnen zwar wissen, dass es wichtig wäre; sie tun es dennoch nicht, weil sie meinen, der Chef hätte keine Zeit dafür oder sähe keinen Mehrwert darin.

Doch die Vorteile für beide Seiten sprechen für sich – der Chef sollte, wenn Sie Ihre Argumentation gut vorbereiten, im Nu überzeugt sein:

• besserer Informationsfluss zwischen Ihnen und somit schnellere Erledigung von Aufgaben,
• Klärung von Prioritäten des Chefs und entsprechende Prioritätensetzung auch bei der Assistenz,
• Besseres Verständnis von Zusammenhängen und dadurch bessere und vielfältigere Entlastungsmöglichkeiten usw.

Klären Sie auch, wie Sie mit Ihrem Chef kommunizieren. Möchte er per E-Mail über bestimmte Dinge informiert werden oder bevorzugt er ein Telefonat? Stellen Sie sich auf diese abgestimmten Kommunikationswege ein, sodass immer ein optimaler Informationsfluss gewährleistet ist.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Aufbereitung von Unterlagen nach der Rückkehr Ihres Vorgesetzten aus dem Urlaub oder von einer Dienstreise. Besprechen Sie genau, was er wie sortiert haben möchte, wer welche Vorgänge in seiner Abwesenheit erledigen soll, ob Sie erledigte Dinge ablegen können oder ihm zur Information vorlegen sollen (vielleicht reicht ihm auch eine kurze Information Ihrerseits?) usw. Bereiten Sie ihm Entscheidungen vor und sprechen Sie nach seiner Rückkehr mit ihm über die noch ausstehenden Themen.

Wie Sie sehen: Am besten läuft es mit dem Chef, wenn Sie mit ihm reden und wissen, worauf es ihm ankommt. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei!

Viele Grüße

Ihre Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Aktuell arbeitet Rebecca Prelle als Administrative Assistant in einem Tochterunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg in der Stadtentwicklung.