Unternehmen müssen Personaldaten besser schützen

Die sich abzeichnende EU-Datenschutzreform wird Unternehmen nicht nur durch den Schutz von Verbraucherdaten betreffen. Auch personenbezogene Mitarbeiter- und Bewerberdaten unterliegen rechtlichen Bestimmungen, wie dem „Recht auf Vergessen“. Anlässlich des 15. Datenschutzkongresses in Berlin zeigt Steria Mummert Consulting in fünf Schritten, wie Unternehmen Datenschutz im Personalwesen einhalten können.

Personenbezogene Daten dürfen nur zu dem Zweck verarbeitet werden, zu dem sie erhoben wurden, und sind vor Missbrauch zu schützen. Werden sie nicht mehr benötigt, sind sie entsprechend der vorgegebenen Fristen zu löschen. Dazu müssen Daten unkenntlich gemacht werden und dürfen nach ihrer Löschung nicht mehr existieren. Diese Richtlinie ist zwar bereits in den bisherigen europäischen Datenschutzregeln aus dem Jahr 1995 verankert, in der Praxis wird aber oftmals davon abgewichen. Das liegt hauptsächlich daran, dass im Laufe der letzten Jahre aufgrund von technischen Entwicklungen Schlupflöcher gefunden wurden. Ziel der EU-Datenschutzreform, die bereits im Januar 2012 angestoßen wurde, ist es, die bestehenden Datenschutzregeln wirklich umzusetzen.

Viele Unternehmen nutzen Personalmanagementsysteme, mit deren Hilfe sowohl Hierarchiestrukturen eines Unternehmens, die darin enthaltenen organisatorischen Abhängigkeiten abgebildet als auch Mitarbeiter verwaltet, gefördert und abgerechent werden. Steria Mummert Consulting sieht vor dem Hintergrund der EU-Datenschutzreform fünf Schritte für die Erstellung eines dedizierten Datenlöschkonzeptes vor:

1. Klassifizierung der Daten: Die einzelnen Datenarten wie Protokoll-, Reise- oder Buchhaltungsdaten werden nach den Geschäftsprozessen und ihrem Verwendungszweck beurteilt.
2. Analyse der Datenobjekte für HCM Daten: Mehrere Datenarten können zu einer zusammengefasst werden, beispielsweise Urlaubstage und Gleizeittage zu Abwesenheitszeiten.
3. Identifizierung der Aufbewahrungsfristen: Je nach Datenart ist zu klären, wie lange diese im Prozess benötigt wird. Hierfür gibt es gesetzliche, fachliche und vertragliche Aspekte.
4. Erstellung einer Löschklassentabelle mit den Löschfristen: Um den Prozess zu vereinfachen, sollten Standardlöschfristen definiert werden. Hier bieten sich die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen an (sofort, 4 Jahre, 7 Jahre oder 11 Jahre)
5. Technische Umsetzung: Eine systemtechnische Löschung wird mit einem Werkzeugkasten für das Information Lifecycle Management (ILM) möglich. Dieser unterstützt umfassend von der Erstellung der Regeln bis zur systemweiten Vernichtung der Daten sowie der Dokumentation.

„Die Initiierung einer solchen Maßnahme sowie die Etablierung dieses Vorgehens wird das Risiko einer Datenüberalterung minimieren und vor Allem die Rechtssicherheit von Unternehmen wesentlich erhöhen“, erklärt Andreas Hinz, Experte SAP HCM von Steria Mummert Consulting.